Fatura Nedir?
Fatura nedir? Nereden, nasıl temin edilir? Nasıl düzenlenir? gibi soruların cevaplarını bu yazımızda bulabilirsiniz.
Fatura, satılan bir mal veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı tutarı göstermek üzere malı satan veya işi yapan tüccar tarafından düzenlenip müşteriye verilen ticari bir belgedir. (V.U.K. m.229) Fatura kıymetli ve resmi evrak olduğu için her yerde herkes tarafından basılamaz. Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen belirli şartları sağlayan bazı matbaalar fatura basımında yetkilidirler.
Fatura Nerede, Nasıl Basılır?
Yukarıda da belirttiğimiz gibi fatura Maliye Bakanlığı tarafından belirli şartları yerine getirmiş yetkili matbaalar tarafından basılır veya kırtasiyeden alınan boş fatura Notere tasdik ettirilir. Fatura bastırmak için ilk olarak yetkili bir matbaa ile anlaşmanız gerekmektedir. Genellikle A4 boyutunda çalışılan fatura formatı her türlü yazıcıdan çıktı almanızı kolaylaştırır. Basılan fatura en az 3 nüshadan oluşur. Her nüshanın farklı renkte olması kopyalarından ayırt etmek için önemlidir. İlk nüsha müşteriye verilirken, ikinci nüsha genellikle muhasebe fişinin altına eklenir ve üçüncü nüshada 5 yıl saklanmak üzere arşivlenir. Faturada bulunması gereken asgari bilgileri matbaanıza vererek süreci hızlandırabilirsiniz. Matbaaya vereceğiniz bilgiler şu şekildedir;
- Vergi levhası
- İmza sirküleri
- Ticaret sicil gazetesi
- KDV beyannamesinin tahakkuk fişi
Peki Fatura da Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?
Resmi bir evrak türü olan faturada belli başlı bazı bilgilerin bulunması zorunludur. Faturayı düzenlerken ve saklarken çok dikkatli olunmalıdır. Bu bilgileri şöyle sıralayabiliriz;
- Firma Bilgisi
- Logo
- Ünvan
- Adres
- Vergi dairesi
- Vergi no
- Mersis no
- İletişim bilgileri
- Banka hesap bilgileri
- Müşteri bilgileri (ünvan, adres,vergi dairesi, vergi no)
- Fatura tarihi
- Fatura seri no
- Satılan malın veya hizmetin türü, tutarı, varsa KDV
- Maliye Bakanlığı mührü
Fatura Nasıl Saklanmalıdır?
Fatura yukarıda da bahsettiğimiz gibi resmi ve kıymetli evrak olma özelliğinden dolayı vergi kanunlarına göre 5 yıl saklanması gereken önemli bir belgedir. Fatura kesildikten sonra şirket kaşesi ve ilgili imzası ile birlikte saklanır. Fatura da belirli bir sıra vardır. Sıra atlamadan kesilir. Kaybolan faturalar için vergi dairesine bildirimde bulunulur. Üzerinde yanlışlık yapılan faturalar ise çöpe atılmaz, tüm nüshaların üstüne iptal yazılarak fatura dosyasında saklanır/arşivlenir. Yırtılan ya da parçalanan faturalar bant ile yapıştırılabilir. eksik bilgi olan faturalar kabul edilmez, iade edilir. Yurtdışından gelen faturalarda ise bir şekil şartı aranmadan muhasebeleştirilir.
Fatura Düzenleme Şartları Nelerdir?
Fatura düzenlenirken uyulması gereken belli başlı kurallar vardır. Bunlar;
- Fatura en az 2 nüsha şeklinde düzenlenmelidir. Fazla düzenlenen nüshaların sakıncası yoktur.
- Fatura mal veya hizmetin teslim tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenebilir.
- Fatura düzenlendiği anda bedel ödenmiş ise bu faturaya kapalı fatura, bedel daha sonra ödenmek üzere düzenlenmiş ise bu tür faturaya da açık fatura denir.
- Kapalı faturada satıcının kaşe ve imzası alt tarafta olurken açık faturada satıcının kaşe ve imzası üst tarafta olur.
- Vergi Kanununa göre faturalar Türkçe basılmalıdır. Yurtdışına kesilen faturada ise açıklama kısmına ingilizce yazılabilir.
- Faturada yer alacak tutar TL olarak yazılmalıdır. Eğer dövizli tutarda fatura kesilecek ise açıklama kısmında kur bilgisi ve hesaplanan KDV belirtilir.
- Faturanın orijinal olması gerekir. Fotokopi ve proforma mali açıdan geçersizdir.
E-Fatura Nedir? Normal Faturadan Farkı Var Mıdır?
E-fatura normal faturadan farklı değildir. Aynı normal faturadaki gibi bazı şekil şartları bulunmaktadır. 2020 yılı içerisinde bazı sektörlerde e-fatura kullanım zorunluluğu getirilmiştir. Gelecekte hemen hemen bütün sektörlerde e-faturaya geçiş yapılacaktır. E-fatura kullanabilmek için bazı şartları yerine getirmek gereklidir. Bunlar;
- Gelir İdaresi Başkanlığı’na e-fatura kullanmak için başvuru yapılmalıdır.
- Mali mühür almak için Tübitak’a başvuru yapılmalıdır.
- E-fatura entegrasyonu veya portal için başvuru yapılmalıdır.
E-faturayı 3 şekilde entegre edebilirsiniz.
- İlk olarak kendi sisteminizi maliye ile entegre ederek
- Maliyeden onaylı bir entegratör firma arayüzü kullanarak
- Maliyenin portalını kullanarak
Bunlardan az maliyetli ve kullanışlısı entegratör firma arayüzü kullanmaktır. Piyasada mevcut muhasebe yazılım firmalarından faydalanabilirsiniz.
E-faturaların saklanma şekli de elektronik ortamda olmaktadır.
Fatura Yerine Kullanılan Başka Belgeler Nelerdir?
Fatura yerine başka belgeler de kullanılabilir. Bunları şu şekilde açıklayabiliriz;
- Perakende Satış Fişi:P Örnek olarak taksi fişini verebiliriz. Tutarı 800 TL’ye kadar olan satışlar için kullanılır. Tutarı 800 TL’yi geçen satışlar için kullanılmaz.
- Yazarkasa Fişi: Aynı şekilde 800 TL ve yukarı tutarlar için fatura düzenlenir. Yazarkasa fişi düzenlenemez.
- Yolcu Taşıma Biletleri: Uçak, otobüs biletlerini örnek olarak verebiliriz. Bunlar fatura yerine geçer.
- Gider Pusulası: Mal veya hizmet vergi mükellefiyeti olmayan kişilerden alınmış ise gider pusulası kesilir.
- Serbest Meslek Makbuzu: Mali müşavir, avukat veya doktor gibi meslek sahipleri serbest meslek makbuzu keserler.
