E-defter nedir, avantajları nelerdir ve neden e-defter tutmalısınız gibi sorulara cevap bulacağınız bu yazımızda, e-defterin tüm detaylarına ışık tutacağız. İşte şahıs ya da tüzel firma sahiplerinin mutlaka bilgi sahibi olması gerektiği e-defter hakkında bilmeniz gerekenler:
E-Defter Nedir?
E-defter, Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında kanunen tutulması gerekli olan defterlerin kâğıtta değil elektronik ortamda işlenmesine imkan sağlayan bir dosya sistemdir. Bu sistem gereğince elektronik ortamda tutulan defterin değişmezliği ve bütünlüğü garanti altına alınır ve ilgililerce ispat aracı olarak uygulanabilir.
E-defter sisteminde kayıtlar için standart bir xml formatı kullanılır. Bu uygulama sayesinde denetim daha düzenli ve hızlı şekilde yapılabilmektedir. Firmalar e-defter formatına geçiş yaptıktan sonra kağıt defter tutmayı bırakmalı ve e-defter kullanmaya başladıkları tarihten itibaren kağıt dosyalarına kapanış tasdiki yaptırmalılardır.
E-Defter Nasıl İşlenir?
Elektronik ortamda tutulan defter için yapılması gereken işlemler şunlardır:
- Yevmiye defterinin sınırı aşıp aşmaması kontrol edilir ve imzalanır,
- Arından defter için şematron ve de şema kontrolü yapılır,
- Defter beratı oluşturulur ve imzalanır,
- Defter beratı sıkıştırılır ve hatası olmayan dosyalar GİB’in sitesine yüklenir.
E-Defteri firma sahibi, mali müşavir veya muhasebeciler ayda bir kez ibraz ettirir. İbraz edilen defter üzerinde berat verilinceye kadar 3 ay içinde düzeltmeler yapılabilmektedir. 3 aydan daha sonraki dönemlerde ise düzeltme işlemleri ancak ters kayıt atılarak iptal edildikten sonra yapılabilir.
Özel bir kodla zaman damgası da kullanılarak defter beratı oluşturulur. Ardından da bu berat devlete verilir.
E-Defterin Avantajları
E-defter sisteminin hem hukuki denetim açısından hem de firmalar açısından pek çok avantajı bulunur. Bu avantajlar arasında şunları sayabiliriz:
- E-defter sayesinde dosyalarınız güvenli bir ortamda saklanır.
- Tutacağınız defter için sayfa adedine göre kağıt bastırmak ve notere onaylatmak gerekli değildir.
- E-defter, mürekkep masrafını ortadan kaldırır.
- Dosyalarınızın elektronik ortamda saklanmasıyla arşiv maliyetinden kurtulursunuz ve ayrıca bir zaman ayırmanıza da gerek kalmaz.
- E-defter doğa dostudur, gereksiz kağıt israfını önler.
- Daha hızlı ve düzenli bir sistem sağlar.
- Para ve zamandan tasarruf sağlar.
E-Deftere Geçiş Zorunluluğu Var Mı?
Kanunen cirosu 10 milyon TL üzerinde olan şirketlerin e-defter sistemine geçmesi zorunludur. Tabii şahıs ve tüzel firmalar istedikleri takdirde bu sisteme gönüllü şekilde de geçiş yapabilirler. Peki, sisteme ne zaman geçilebilir? Eğer ciro şartlarını karşılayan bir firma iseniz zorunlu geçiş döneminiz sene başında gerçekleştirilmelidir. Gönüllü geçişiniz ise dönem içerisinde gerçekleştirilebilir.
E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-defter sistemine geçiş yapabilmek için elektronik ortamda başvuru yapılması gerekmektedir. E-defter için oluşturulan resmi adres üzerinden başvuru formunu doldurulmalı ardından da başvuruyu yapan kuruma ait mühürler ile onaylanmalıdır. Mükellefler içinse bu işlemlere ek olarak nitelikli elektronik imza onayı ya da mali mühür de gerekmektedir.
E-defter nedir, avantajları nelerdir ve nasıl başvurulur sorularının cevaplarını sizinle paylaştık. Eğer e-fatura sistemi hakkında da bilgi almak isterseniz “E-Fatura Nedir?” isimli makalemize göz atabilirsiniz.
